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a35

今天,我们来实战一下处理环节,我们依然假设我们的收集箱中有以下内容:

  1. 超市
  2. 组织形式分析会
  3. 和徐哥一起吃饭
  4. 周四晚上8点有个音乐会
  5. 12月5日目标管理分享课
  6. 去拍一组夏天大海的照片吧
  7. 带父母去做一下体检
  8. 让小丽去打印社拿材料
  9. 年终总结报告
  10. 去办公室要个本子
  11. 给笑笑发一个PPT材料

我强烈建议你跟我一起操作,并且,这一次我将使用电脑客户端来讲解,希望你一并下载。(如果你没有Pro账户,就先花10元钱买一个月,后面我好赠送你礼包)

一、Doit.im V4版本全新处理功能

新版Doit.im的收集箱中,增加了一个叫做“处理”的按钮:

处理按钮

注意哈,只在收集箱里面有这个按钮的啊!说明,在“a34”章节中讲的“处理环节结束的标志是清空收集箱”,这句话是正确的!

试试看,按下去,出现下述界面:

处理按钮

下面,你可以对应着我们在“a34”中提到的四步逻辑法来对照这个功能啦!

  1. 先看做不做,不做的按删除(①)键,或者拖放至将来也许清单。
  2. 再问谁来做,别人做的任务按发送给(②)按钮,转发给其他人。
  3. 三问复杂么,复杂的任务,按下转化成项目(③),再分解成行动
  4. 四看自己怎么做,剩下的,就分别做完、若放到日程、转发给他人、或者放入下一步行动清单即可。

流程图

二、一起实战

下面让我们看看如何通过Doit.im,来快速完成处理的环节。

(一)任务1:超市

  1. 事项分析:早晨上厕所的时候,忽然发现厕纸不多了。我在上班的时候忽然想起家里缺东西了,今天必须去买了。

  2. 处理逻辑:①先问做不做;②再问谁来做;③三问复杂么;④四看自己怎么做。根据逻辑来看,这件事情要做、要自己做、不是个项目,需要推迟做。

  3. 操作方法。由于“超市”两个字并不是行动,所以,需要编辑任务,改名为:去超市买东西(处理过程中,需要微调事项的名称,做到以动词开头),并在子任务(子任务是Doit.im提供的高级功能,通常用于某一类具有共同属性的需要自己执行的事项)中加入要购买的物品。然后,将其拖放至下一步行动清单。

流程图

流程图

(二)组织形势分析会

  1. 事项分析:单位要召开一个销售形势分析会,要让我来组织会议相关事务,会议时间未定,大约就是下个周召开。

  2. 处理环节:①先问做不做;②再问谁来做;③三问复杂么;④四看自己怎么做。根据逻辑来看,这件事情要做、要自己做、是个项目,要分解成简单的行动,并分别判断如何执行。

  3. 操作方法。将该事件转化为项目,然后分解成相应的下一步行动,将这些行动按照完成行动的时间长度分别处理(执行、日程、抓紧去做、委托他人)。

(三)和徐哥一起吃饭

  1. 事项分析:忽然想起来,想跟对门的徐哥随便聊个天吧,不过要不要吃饭无所谓了,反正每天都能看到他。

  2. 处理逻辑:①先问做不做;②再问谁来做;③三问复杂么;④四看自己怎么做。根据逻辑来看,这件事情不需要做了,可以直接删除。

  3. 操作方法。直接点击该事项右下方的删除按钮。

(四)周四晚上8点有个音乐会

  1. 事项分析:后天是周四,周四晚上要和家人们一起去听这场音乐会。

  2. 处理逻辑:①先问做不做;②再问谁来做;③三问复杂么;④四看自己怎么做。根据逻辑来看,这件事情要做、要自己做、不是个项目,有指定日期和时间。

  3. 操作方法。这条项目没有动词,所以,首先需要编辑任务,改名为:“听音乐会”。由于该任务有具体日期和时间,需要将其赋予相关的日程属性及开始时间属性。

流程图

(五)12月5日目标管理分享课

  1. 事项分析:12月5日,要给山大的学生上一节目标管理的课程。

  2. 处理逻辑:①先问做不做;②再问谁来做;③三问复杂么;④四看自己怎么做。我们分别假设今天是9月1日和11月28日,如果是9月1日的话,根据逻辑来看,这件事情不要着急做,因为至少是两个周之后需要做的事,所以可以拖后,放入将来也许清单;如果是11月28日,根据逻辑来看,这件事情要做、要自己做、是个项目,要分解成简单的行动,并分别判断如何执行。

  3. 操作方法。如果是不着急做的事情,可以直接拖放至将来也许清单;如果是项目,具体参考上文的方法。

(六)去拍一组夏天大海的照片吧

  1. 事项分析:今天在网上看到一组大海的照片,自己也很想去拍一组,但是现在还是冬天。

  2. 处理逻辑:①先问做不做;②再问谁来做;③三问复杂么;④四看自己怎么做。根据逻辑来看,这件事情是想法,现在是冬季(我写书的这个时候),等到夏天再办吧,所以,放入将来也许清单。

  3. 操作方法。将该任务直接拖放至将来也许清单。

(七)带父母去做一下体检

  1. 事项分析:想起来最近爸妈都没有体检了,等这几天有空了就带他们去。

  2. 处理逻辑:①先问做不做;②再问谁来做;③三问复杂么;④四看自己怎么做。 根据逻辑来看,这件事情要做、要自己做、是个项目,要分解成简单的行动,并分别判断如何执行。

  3. 操作方法。具体参考项目处理方法操作。

(八)让小丽去打印社拿材料

  1. 事项分析:打印社为我们做好了一份展示材料,今天可以让小丽去把它拿回来。

  2. 处理逻辑:①先问做不做;②再问谁来做;③三问复杂么;④四看自己怎么做。根据逻辑来看,这件事情要做,是需要别人去做的,所以,委托给相应的责任人即可。

  3. 操作方法。点击“发送给”按钮,并选中相应的好友。如果点选上方的自动完成,那么对方完成时,您的该项目也会同时完成。转发的任务会自动进入等待清单中。

(九)年终总结报告

  1. 事项分析:现在已经是12月了,要抓紧写一个全年的年终总结情况了。

  2. 处理逻辑:①先问做不做;②再问谁来做;③三问复杂么;④四看自己怎么做。 根据逻辑来看,这件事情要做、要自己做、是个项目,要分解成简单的行动,并分别判断如何执行。

  3. 操作方法。具体参考项目处理方法操作。

(十)去办公室要个本子

  1. 事项分析:忽然发现本子用完了,办公室距离我的屋子只有10米远。

  2. 处理逻辑:①先问做不做;②再问谁来做;③三问复杂么;④四看自己怎么做。根据逻辑来看,这件事情要做、要自己做、不是个项目,可以立刻去做。

  3. 操作方法。站起身来,直接去办公室拿本子,回来之后,把这条事项打上勾,用时1分钟:)

(十一)给笑笑发一个PPT材料

  1. 事项分析:前两天上课用的ppt要发给课程助教笑笑。

  2. 处理逻辑:①先问做不做;②再问谁来做;③三问复杂么;④四看自己怎么做。根据逻辑来看,这件事情要做、要自己做、不是个项目,可以立刻去做。

  3. 操作方法。打开邮箱,把PPT发给笑笑,完成后,把这条事项打上勾,用时半分钟!

三、处理小结

好了,现在您的收集箱是不是已经完全清空了呢?如果是的话,处理(这对应着GTD中的处理和组织环节呢)环节就完成了!看似内容很多,但是实际操作下来,连着去办公室拿本子、给笑笑发PPT,总用时也不超过10分钟的。

四、给初学者的建议

虽然,上面的例子都轻松处理完成,但是实际生活中,会有更加复杂多样的事务需要我们处理,比如说:我要养成每天喝8杯水的好习惯,这应该怎么处理呢?不要着急,我会在“第五章 高级功能”中给您带来相应的方法。

不过,在这里,我还是要给您一下关于处理环节的小建议。

  1. 处理环节要一气呵成。在整个GTD的方法论中,处理环节是一件比较耗费精力的事情,希望初学者养成良好的习惯,不要在处理环节还三心二意,请您全神贯注、一气呵成。为了保证您不受外界的干扰,建议您在早晨醒来后及时执行处理环节的工作。

  2. 处理环节是单行线。很多时候我们会遇到一些我们不会处理的任务,因为畏难情绪会跳过这个事项先处理简单的,等回头再处理这些复杂的。那些收集箱满满的无法清空的朋友,很多时候都是被这种畏难情绪所困。所以,无论事项简单还是困难,都要坚持顺序处理。

  3. 如果您收集了大量的任务,首次处理的时候可能会略有点困难。但是,在平时的处理环节,并没有太大的工作量,您可以根据自己的实际情况,在早晨起床、中午午休后、晚上睡觉前分别执行三次处理操作即可。